Fodor Andrea : A business analyst (BA) – a hiányzó láncszem

Bevezetés

Projektek kapcsán általában a projektmenedzsmentről beszélünk. Azonban a projektvezető legtöbbször már „készen” kapja a projektet, meghatározott céllal. A projektmenedzser a projekt leszállítására koncentrál, azt, hogy a projekt által létrehozandó termék, szolgáltatás vagy folyamat valóban az elvárt üzleti hasznot fogja-e eredményezni, általában nem vizsgálja. Szintén nem szerepe vizsgálni, hogy az üzleti résztvevők által megfogalmazott követelmények mennyire illeszkednek a szervezet, illetve a projekt céljába, csak azzal foglalkozik, hogy a megfogalmazott, egyeztetett követelményeket mikorra lehet leszállítani. Az erőforrások viszont végesek, a változások állandóak, a vezetőség gyors reakciókat vár. Soha ekkora szükség nem volt még az erőforrások megfelelő helyre történő fókuszálására.

A business analyst szakma előretörése


A business analyst, mint szakma ugyan relatíve új, de a feladatai nem újak, szétszórva eddig is jelen voltak a projekteknél. Termékmenedzserek, értékesítők, tanácsadók, a feladatok jó részét pedig a projektmenedzserek látták/látják el. Önálló szakmaként való megjelenését az indokolja, hogy a projektek környezete egyre bonyolultabb, minden mindennel összefügg. Már nem csak egy üzleti megrendelő van, hanem sok: egy igény megoldása az igénylő üzleti területe(ke)n kívül még több területet is érinthet (számvitel, kontrolling/jelentésszolgálat, HR, jog, stb.). A követelmények gyakran nem konzisztensek, sőt, esetleg ellentmondanak egymásnak. A cégek növekednek, a sok különböző érdek miatt a projektvezetők munkáját egyre inkább a szervezeti politikában való lavírozás teszi ki. Ez teljesen más készségeket igényel, mint ami a szakmai specifikációs, elemzési munkához szükséges. Ezen változások szükségessé tették a szerepkörök kettéválását.

A BA szerepkör körül még rengeteg a félreértés, a legtöbb szervezet még nem érti a munkakör célját, és a business analyst-ként meghirdetett pozíciók is sokszor csak részfeladatokat érintenek. A business analyst egy önálló szakma, amihez a módszertani ismeretek mellett speciális készségek is kellenek. De az üzleti elemzés leginkább egy szemléletmód, ami létfontosságú nem csak a projektekben, de az üzleti életben, és akár a magánéletben is.

Mi valójában a business analyst szerepe, feladata?


A business analyst szerepe az üzleti igények és követelmények megértése, elemzése, konszolidálása annak érdekében, hogy a szervezet a rendelkezésre álló erőforrásait a számára legoptimálisabb mértékben tudja felhasználni. A projektek feladata üzleti értéket teremteni, de hogy mi és mekkora ez az üzleti érték, a business analyst szerepkör feladata feltárni és menedzselni.

Fontos megérteni, hogy a business analyst (általában, hacsak erre nincs külön felhatalmazva) nem felelős a szakmai tartalomért és a döntéshozatalért. Azért felelős, hogy a döntéshozatal releváns és érvényes információk alapján, transzparensen történjen, és ehhez pontosan meg kell értenie a kérések, követelmények mögötti üzleti igényeket, nagyságrendeket, és a projektben érdekeltek (stakeholderek) preferenciáit. Biztosítania kell, hogy fontos információk (stakeholderek, kapcsolódások) ne maradjanak rejtve, illetve ki kell szűrnie az ellentmondásokat. Javaslataival biztosítania kell az üzleti célok felé való fókusztartást.

A business analystnek a projektek különböző szakaszaiban az alábbi feladatai vannak (illetve ezek mind BA feladatok lennének, de sokszor nem egy munkakör látja el őket, illetve sok feladat el is maradhat):

1. A projektek előkészítő fázisában:


a. Üzleti kérés mögötti probléma, és annak nagyságrendjének megértése:

a kérés leggyakrabban „megoldás” formájában érkezik; az első feladat a valós üzleti igény vagy probléma feltárása, megértése. Meg kell érteni, mekkora a valós üzleti probléma nagyságrendje, hogy mik azok a tényezők, gyökér okok, amik az adott üzleti problémát okozzák, kiket és hogyan érint még a probléma. Üzleti probléma (gap) analízis elvégzése, ha szükséges.

b. Megoldási lehetőségek, irányok feltárása, elemzése: megoldási

lehetőségek (IT és nem IT!) feltérképezése, mérlegelése a probléma nagyságrendjéhez igazodva.

c. Döntéselőkészítés:

a javasolt megoldási lehetőségek becslése, erőforrásigénye, a projektek közti priorizáláshoz szükséges információk összegyűjtése, üzleti probléma megfogalmazás (business case), projekt hatókör (scope) meghatározás

Szolgáltató cég esetén az előkészítő fázis az értékesítést megelőző (presales) szakaszt jelenti, annyiban módosul, hogy a megoldási lehetőségeket a szállító a saját keretein belül vizsgálja. Nem business case, hanem ajánlat készül.

2. A projektek tervezési szakaszában:


a. Üzleti követelménygyűjtés és elemzés:

a megoldással szembeni követelmények összegyűjtése, elemzése: teljes körűség biztosítása, ellentmondások kiszűrése, strukturálás, dokumentálás. A tartalom és a döntési felelősség az üzleti területeknél marad.

b. Kapcsolódó attribútumok dokumentálása:

elfogadási kritériumok, kapcsolódások, elfogadáshoz szükséges teszt esetek, stb.

c. Üzleti követelmények priorizálása, vagy a priorizálás elősegítése:

a termék scope kialakítása, a korlátokhoz (idő, erőforrás, esetleg pénz) igazítása. Maximális üzleti érték szem előtt tartása.

d. Értékelés (validáció):

annak ellenőrzése, hogy a követelmény kielégítése valóban megoldja-e az üzleti problémát

3. A projektek során:


a. Követelmények változásmenedzsmentje:

a követelmények folyamatosan változhatnak a projekt során, de a változásokat kontrollálni kell, hatásvizsgálatnak kell alávetni.

b. Teszt eredmények ellenőrzése, go-no go döntés támogatás:

a business analyst ellenőrzi, hogy a megoldás a követelményeknek megfelelően működik-e (itt általában a projektek már csak azt nézik, hogy a kialakított megoldás működik-e, annak tesztelése, hogy az üzleti problémákat is megoldottuk-e, általában elmarad).

4. A projekteket követően:


a. Megoldás értékelés:

az éles indulást megelőzően sokszor még nincs lehetőség ellenőrizni, hogy az érintett üzleti probléma megoldódott-e, illetve a megoldással valóban sikerült-e elérni a vágyott üzleti célt. Ezért szükséges az utókövetés, ebben van szerepe a business analyst-nek.

A business analyst helye a szervezetben


A business analyst szerep létrejötte és szervezeti helye nagyban függ az adott szervezet projekt kultúrájától. A zavaros üzleti elképzelésektől leginkább az informatika (IT) szenved, így legtöbbször IT oldalon alakul ki business analyst csapat. Ebben az esetben nehezebb tisztán üzleti fejjel gondolkodni. Sok helyen a projekt iroda (PMO) alatt alakul ki a business analyst-ek helye. A business analyst-eket összefogó szervezeti egység ott jelenik meg, ahol már működik projekt portfólió management, így felmerül az igény, hogy a projekt előkészítések egységes elvek mentén és minőségben készüljenek el, annak érdekében, hogy a javaslatok összehasonlíthatóak legyenek. Ilyenkor a portfólió management folyamatba épül be a BA projekthez rendelése (a gate döntés után a PMO által kijelölésre kerül a BA). A business analyst funkció ez esetben tudja a legnagyobb hozzáadott értéket termelni a cég számára (természetesen egységes módszertannal, és képzett kollégákkal).

Ha nincs még kialakult portfólió-menedzsment a vállalatnál, ott általában a business analyst később kapcsolódik a folyamatba. A projekt előkészítést legtöbbször maga az üzleti terület végzi (saját preferenciái alapján). Business analyst-ként vagy a témát leginkább ismerő szakember, külsős tanácsadó, vásárolt alkalmazás vagy külső fejlesztés esetén sokszor a szállító képviselője kerül kijelölésre a szponzor vagy a projektvezető által. Ilyenkor az előkészítő fázis információit ellenőrizni kell, a hiányzó információkat meg kell szerezni. Fontos hangsúlyozni, hogy minél messzebb van a BA a szervezettől, a közvetlen információktól (csak a projekttagokkal találkozik, vagy – ilyen is van szállítói BA esetén – csak az IT képviselőjével kommunikálhat), annál kevésbé tudja ellátni a tényleges szerepét.

Business analyst részfeladatokat sokan látnak el a szervezetben (termékfejlesztők, folyamatszervezők, business architectek, sokszor a system analystek is).

Összegzés


A Műhely célja a business analyst szerepének és szervezeti helyének megvitatása, közös szakmai szemlélet kialakításának elősegítése, amihez világosan kell látni, hogy a projekt különböző szereplői hogyan segítik egymás munkáját és proaktív részvételükkel az üzleti siker elérését.

A 33. PM Műhely (2017. május 11. 16:00-18:00, BME Infopark I. B. 110) témájához kapcsolódó, megbeszélendő kérdések :
1. Mi a business analyst szerepe, feladata? Hol, hogyan értelmezik?
2. Hol van a business analyst megfelelő helye a szervezetben?
3. Mennyire láthatja el a business analyst szerepet külsős?
4. Business analyst és a projektmenedzser kapcsolata, együttműködése ?
5. Kell-e, hogy a projektvezető egyben szakember is legyen?


hozzászólások
Olvasói sarok
[ 2011-09-23 ] PROJEKTEK KOMMUNIKÁCIÓS TERÜLETEI ÉS KRITIKUS KÉRDÉSEI - rg01
"[q=Ákos:]PM-ként mindig igyekszem elérni, hogy a szaké..."
[ 2010-05-21 ] Stratégia és projektmenedzsment - Balogh Kálmán
"== Innováció – vállalati stratégia – projektkultúra ==..."
További témák »
.