A projekt szponzornak meghatározó szerepe van a projektek sikerességében. A Projektmenedzsment Útmutató/PMBOK GUIDE szerint a projekt szponzor a
• projekt siker egyszemélyi felelőse
• a forrásokat és támogatásokat biztosítja a projekt sikeres megvalósításához

A projekt stratégiai célokat valósít meg, aminek a felelőse a felső vezetés tagja kell legyen, aki képes a források biztosítására és támogatások (felső vezetés, felhasználók, funkcionális vezetők, beszállítók) megszerzésére. A szponzor, mint a projekt tulajdonosa a felső vezetés képviseletében irányítja a projekt célok megvalósítását.

A projekt szponzor a megbízását a felső vezetéstől kapja, hogy a stratégiai célokhoz kapcsolódó akcióterv bizonyos programjait megvalósítsa.

A szponzor feladatai és felelőssége :


• a projekt elindításához szükséges intézményi döntés előkészítése (szakmai-, üzleti-, pénzügyi- és adminisztratív feltételek számbavétele) – a projekt komplex (szakai és üzleti) sikerének egyszemélyi felelőse
• stratégiából a projekt célok és specifikáció meghatározása a felhasználók bevonásával – felhasználók képviselete
• a mérhető projekt célok megvalósításának elkötelezettjeként a projekt csapat ösztönzése, motiválása (érdekeltségi rendszer létrehozója)
• projektmenedzser és tanácsadók (minőségmenedzser) kiválasztása
• megvalósíthatósági tanulmány és projekt terv elfogadása
• a projekt működéséhez szükséges erőforrások (emberi, szervezeti, pénzügyi, hatásköri, eszköz ellátási, „idő”) biztosítása
• az Irányító Bizottság (Steering Committe) vezetése (egyszemélyi felelősség)
• projekt folyamatok bevezetése, felsőszintű ellenőrzése
• projekt minőségmenedzsment biztosítása (minőségbiztosító menedzser, mint tanácsadó kiválasztása)
• kockázatmenedzsment felügyelete
• döntés változás igényekről (tervtől való eltérés)
• fázis lezáró beszámolók jóváhagyása
• projekt átvétele lezárásban

A sikeres szponzorság előnyei a szponzor számára :


• karrier épülés
• hatalom -, befolyás-, népszerűség növekedés
• üzleti siker – anyagi siker

A szponzorság kritikus problémái :


• kijelölés és nem választás (a projekt kockázatos vállalkozás, amihez önként vállalt elkötelezettség szükséges)
• érdekeltség hiánya
• túl sok felelősség és feladat (időhiány !)
• „távolságtartás” hiánya (a szponzor a projektmenedzseri feladatokba beavatkozik a projektmenedzser megkerülésével)
• hiányos a szponzori feladatok és felelősségek meghatározottsága (módszertanok, eljárásrendek nem tartalmazzák) – sokszor a szponzor maga határozza meg
• egyszemélyi felelősséghez szükséges hatalom-tekintély hiánya
• projektmenedzsment tudás és tapasztalat hiánya

Szponzori problémák megoldási lehetőségei :


• szervezeti működés rendjébe illeszkedő megállapodás


- szponzori szerep követelményeinek meghatározása (projekt eljárásrendbe illeszkedés, projekthez illeszkedő kompetencia megléte)
- egyszemélyi felelősségvállaláshoz szükséges hatalmi eszközök biztosítása (hierarchiában magasabban, mint a projektben érdekelt funkcionális vezetők, megfelelően motiváló érdekeltségi rendszer létrehozása)

• feladat megosztás munkamegosztással


- Irányító Bizottsággal (tanácsadó testület segítséget jelenthet az egyszemélyi döntések előkészítésében)
- PMO-val (módszertani-, képzési-, tervezési-, felügyeleti-, teljesítmény mérési-, szoftver támogatás)
- minőségbiztosítási menedzserrel (a szponzor tanácsadója, de proaktív módon a projektmenedzser támogatója és így a szponzor és a projektmenedzser hatékony munka kapcsolatának elősegítője)
- projektmenedzserrel (együttműködésük meghatározó tényezője a projekt sikerességének)

• szponzor prioritások projekt fázisokban


- előkészítő fázis


1. teljesítmény- és siker tényezők meghatározása
2. ügyfél elégedettség magas prioritásba helyezése
3. projektmenedzser kiválasztása
4. változáskezelési eljárás kidolgozása

- tervezési fázis


1. tervezési munka biztosítása (kellő erőforrások és figyelem)
2. stakeholder kapcsolatok feltérképezése és kialakítása
3. projekt mérhető siker kritériumok meghatározása

- végrehajtási/megvalósítási fázis


1. kommunikáció biztosítása (360 fokban)
2. stakeholder kapcsolatok fenntartása
3. minőségbiztosítás

- lezárási fázis


1. rendkívüli befejezés igényének felismerése és hatékony levezetése
2. eredmények elfogadtatása – ügyfél elégedettség vizsgálat
3. teljesítmény értékelés (jutalmazás)
4. tapasztalatok megőrzése – tudásmenedzsment

• képzés-tapasztalatcsere-marketing (mesterkurzus, workshop, projekt eredmények elfogadtatása)

A 27. PM Műhely (2016. január 7. 16:00-18:00, BME Infopark I. B. 110) témájához kapcsolódó, megbeszélendő kérdések :
1. Mik a legfontosabb szponzori feladatok, felelősségek ?
2. Világosak-e az érdekelteknek a szponzor kiválasztás kritériumai és módja ? Látható-e, hogy ki miért lesz a projekt szponzora ?
3. A projekt komplexitása mennyiben befolyásolja a szponzor kiválasztást ?
4. A szponzor milyen értéket ad a projekthez ?
5. Mi történik, ha nincs szponzor vagy „eltűnik” menetközben?
6. A szponzor időhiánya hogyan oldható meg ? A projekt szponzor „elfoglaltsága” hogyan csökkenthető ?
7. A szponzor és projektmenedzser együttműködésének mik a lehetőségei ?


hozzászólások
Nyakunkon a jövő

Kulcskérdés a digitális érettség

A digitális érettség egyre több vállalkozás esetében létkérdés. A Microsoft ennek mérésére dolgozott ki egy mutatót.


Olvasói sarok
[ 2011-09-23 ] PROJEKTEK KOMMUNIKÁCIÓS TERÜLETEI ÉS KRITIKUS KÉRDÉSEI - rg01
"[q=Ákos:]PM-ként mindig igyekszem elérni, hogy a szaké..."
[ 2010-05-21 ] Stratégia és projektmenedzsment - Balogh Kálmán
"== Innováció – vállalati stratégia – projektkultúra ==..."
További témák »
.