A külföldi kiküldetés buktatói

írta: Tóth Irén dátum: 2009. május 7. 05:29:59
Címkék: konferencia, külföld, utazás

Bár a válság miatt nincs éppen szezonja, mégis előfordulhat, hogy egyik nap azon kapjuk magunkat, hogy külföldre kell menni egy konferenciára, előadásra, vagy éppen csak egy értekezletre munkáltatónk képviseletében. Nem árt azonban átgondolni, milyen helyzeteket kell elkerülni annak érdekében, hogy itthon utána ne a felmondólevél várjon bennünket.

Pár évvel ezelőtt még aranykorukat élték – főleg a multicégek esetében – a külföldi utazások. Egy konferencia Párizsban, egy értekezlet Londonban, egy prezentáció Kölnben – irigyeltek voltak azok a kollégák, akik gyakran mehettek külföldre, a cég pénzén. Pedig sok esetben az ilyen utazások egyáltalán nem nevezhetőek kellemes időtöltésnek, gyakran feszítettebb tempót kívánnak, és sok olyan banánhéj is előkerülhet, amin könnyű elcsúszni.

Egy kis turizmus

Megfelelő szervezéssel és odafigyeléssel a külhoni céges utazást egy kis turizmussal is kombinálhatjuk, persze csak az elfogadható kereteket betartva. Amint tudomást szerzünk az utazás időpontjáról, tekintsük át magánszorgalomból az elérhető repülőjáratokat és különösen menetrendjüket.

Általában ha a kinti esemény reggel 9-10 magasságában kezdődik, repülős utazás esetén teljesen elfogadható az előző napi érkezés, hiszen elég, ha a gép késik 1 órát, és máris lemaradunk arról, amiért tulajdonképpen kiutazunk. Ha menetrendben kedvezőbb, nyugodtan felajánlhatjuk, hogy szívesen megyünk fapados légitársasággal akár előző nap délelőtt is (olcsón), így gyakorlatilag az egész délután és este rendelkezésre áll városnézésre, míg ha egy késő esti menetrend szerinti géppel érkezünk, már nem nagyon lesz ilyesmire lehetőség. (Nem mellesleg, már erre a napra is felvehető a napidíj).

http://allas.mfor.hu/oneletrajz.html


Szabad programokra általában 17-18 óra után nyílik lehetőség, főleg, ha többnapos a rendezvény. Készüljünk fel rá, hogy nagy valószínűséggel a helyiek fognak szervezni egy közös vacsorát, erre illik elmenni, viszont nagy valószínűséggel szinte kizárólag üzleti ügyekről lesz szó, és lehet, hogy kvázi ismeretlenekkel kell 2-3 órát beszélgetni. Jó téma lehet most a gazdasági helyzet, a válság, illetve az adott országban működő leányvállalat piaci helyzete. A politikát érdemes kerülni, óriási sértődések lehetnek belőle külföldön is – ha mégis szóba kerül, inkább csak kérdezzünk. Ha a többi estére is van program, de mi inkább mást csinálnánk, nyugodtan hivatkozzunk arra, hogy helyi ismerősökkel is találkoznunk kell.

Do you understand? Khicshit!

Nem szabad ilyen útra kimenni készületlenül – ami nemcsak a saját területünk beható ismeretét jelenti, hanem érdemes tudni a vállalat fontosabb mutatóit, piaci helyzetét, mert akár csak kíváncsiságból is rákérdezhetnek, és elég kellemetlen, ha nem tudunk rá válaszolni.

Amennyiben úgy ítéljük meg, hogy a nyelvismeretünk nem megfelelő, inkább ne menjünk (vagy ha van rá mód, menjen legalább egy jól beszélő ember is). Iszonyatosan kellemetlen tud lenni, ha nem értjük pontosan, hogy miről van szó (nehéz lesz utána otthon beszámolni róla), de még kínosabb, ha adott esetben a cég képviseletében csak tőmondatokban tudunk megszólalni – vagy úgy sem, a cikk írója volt már olyan nemzetközi megbeszélésen ahol az egyik résztvevő leginkább csak a „yes”,” no” és a „hehehe”kifejezéseket használta, de azokat nagyon sűrűn.

Megijedni sem szabad, természetesen nem vár el senki oxfordi szintű nyelvtudást, az viszont nem árt, ha kiutazás előtt a szakmai szókincset felfrissítjük – hiszen a helyszínen szótárt már nem igazán használhatunk. Amennyiben nekünk is elő kell adnunk, vagy hozzá kell szólnunk, még itthon, vagy a szállodában, nyugodt körülmények között építsük fel a felszólalás vázlatát, amit a megbeszélés állásának függvényében módosíthatunk helyben. Különösen az elejét érdemes kidolgozni, a gördülékeny kezdet után már szinte biztos, hogy nyugodtabban és szabadabban tudunk majd beszélni.

Éjszakai elhajlás

Ha már itt vagyok, szórakozzunk egy kicsit – gondolják sokan, amiben nincs is semmi kivetnivaló, ha másnap nem megy a munka rovására – elég ciki például gyűrötten, másnaposan beesni a megbeszélésre, és elkésni sem nagyon illik – ha mégis ez történik, a holtponton egy sürgős hazai hívásra hivatkozva 10-15 percre elhagyhatjuk a megbeszélés helyszínét.

hirdetés
Amennyiben kicsit nagyobb bulit szervezünk (ivászat, hölgyek), gondoskodjunk arról, hogy például a céges hitelkártya és egyebeket biztos helyen, a szoba széfjében legyenek elzárva, mert borzasztó ciki másnap magyarázkodni, hogy ugyan miért is veszett el és milyen körülmények között a vállalati eszköz. Ha már hitelkártya: indulás előtt ellenőrizzük, hogy a kártyaadatok benne vannak-e a foglalásban, nehogy kellemetlen helyzetbe kerüljünk a külföldi hotel recepcióján, ahol általában csak bankkártya felmutatása (és fedezetvizsgálata) után engednek be a szobába.

A nagy számlagyűjtés

Fontos kérdés az utólagos elszámolás. A cégtől kapunk napidíjat, ezzel nem kell elszámolni, arra költjük, amire akarjuk (viszont nem árt tudni, hogy az adott havi fizetést majd érinteni fogja), illetve költségkeretet, amiről tételesen el kell számolni, az utolsó tömegközlekedési jegyig. Ha nem tudjuk a belső szabályokat, kérdezzünk rá, mi az, amit pozíciónkban elszámolhatunk – van akinek csak a közlekedést engedélyezik, másoknak akár vacsorákat is.

Utóbbi esetben igyekezzünk ne a legdrágább helyet választani, és célszerű, ha legalább egyszer egy üzleti partnert is meghívunk. Régi trükk, hogy az említett partner csak papíron van ott, valójában pedig nincs, de ennek egyre könnyebb utánanézni – nem érdemes kockáztatni egy vacsora áráért a szavahihetőségünket. Az valószínűtlen, hogy utána rákérdez a főnökünk, hogy tényleg volt-e közös vacsora, de legközelebb szóba kerülhet, és hamar kiderül az igazság.


hozzászólások
berkalkulator az mforon
Olvasói sarok
[ 2009-03-30 ] Van értelme a szombati munkanapnak? - arató márk
"Kedves Irén! Teljesen egyetértek az írásával. Emell..."
[ 2009-02-11 ] Illemkódex konferenciákra - supahstar*
"Konferencián az otthagyott somlói galuskás tálak ellop..."
[ 2009-02-11 ] Mik a jó értekezlet titkai? - supahstar*
"Az enyém 3 órára is, bár az első 10 után már csukva va..."
További témák »
.